Магазин окремо від особистого
Проєкт «Майстерня» і ваш особистий проєкт не перетинаються, у кожного своя аналітика. Взяли з каси на обід — це видимий запис між проєктами, а не розчинені гроші.
Приклад: малий бізнес
Магазин, який нарешті видно цілком
Коли ти сам за прилавком, облік живе в голові й у зошиті. Поки оборот невеликий, це працює. Потім приходять відстрочки, квартальний податок і зимовий спад, і з’ясовується, що голова їх разом не втримує. Finance Flow 365 тримає замість неї.
Почати безкоштовноЧому у своєму магазині важко зрозуміти, чи є прибуток
Перше, що змішується, це гроші магазину і свої. Виторг лежить у касі, з неї ж оплачено обід, пальне й подарунок дружині. Щоразу дрібниця, під кінець місяця діра незрозумілого розміру. На питання «скільки я заробив» чесної відповіді немає, є відчуття.
Друге — відстрочки. Постачальник дає тридцять днів, інший сорок п’ять, третій працює за передоплатою. Окремо все пам’ятається. А потім три платежі випадково сходяться в один тиждень, і грошей бракує не тому, що їх немає, а тому що ніхто не подивився на календар заздалегідь.
Третє — податки і все, що платиться раз на квартал. У місяць сплати здається, що бізнес збитковий, в інші місяці здається, що все чудово. Ні те, ні інше не правда, просто платіж великий і рідкісний.
І окремо повернення. Гроші йдуть назад покупцеві, товар повертається постачальнику, гарантійний випадок з’їдає виторг цілого дня. У голові ці суми майже не затримуються, а в річному підсумку вони помітні.
Сезонність добиває. Взимку виторгу немає, а оренда, податок і підписка на касову програму йдуть своєю чергою. Про це всі знають заздалегідь і все одно щороку дивуються.
Історія Павла
Павлу 38, у нього веломайстерня з невеликим магазином запчастин. Починалося як хобі: лагодив друзям, потім чужим, потім орендував приміщення. Працює сам, влітку бере помічника.
Облік був такий: зошит для постачальників, нотатки в телефоні для дрібниць і голова для всього іншого. Поки постачальник був один, система трималася. З чотирма постачальниками і двома відстрочками вона розвалилася за місяць.
Переломний момент стався у квітні. Сезон тільки почався, гроші були, і в один тиждень зійшлися оплата двом постачальникам і квартальний податок. Павло закрив питання особистою карткою і потім півтора місяця повертав собі ці гроші назад. Найприкріше було те, що всі три платежі він знав заздалегідь. Просто ніде не бачив їх разом.
У Finance Flow 365 він завів проєкт «Майстерня», окремо від особистого. Регулярне вніс один раз: оренда, інтернет, касова програма, страхування. Постачальників записав боргами з датами й залишками. Податок зробив окремим потоком.
Далі виявилося нудно й приємно. Продав колесо, записав за десять секунд просто за прилавком. Прийшов товар з відстрочкою, позначив дату. Зранку дивиться одну цифру: скільки піде за найближчі сім днів.
Історія збірна, деталі змінено.
Що тут робить Finance Flow 365
Відстрочки із залишком і датою
Кожен постачальник стає записом із сумою, строком і залишком. Часткова оплата вноситься за секунди, залишок перераховується сам. Пам’ятати, кому й коли, більше не потрібно.
Зріз «до сплати за 7 днів»
Головна цифра ранку: скільки піде цього тижня. Три платежі, що зійшлися в один вівторок, видно за тиждень до вівторка, а не в сам вівторок.
Податок як денна ціна
Квартальний платіж розтягується на весь свій строк і перетворюється на зрозумілу суму на день. Місяць сплати перестає мати провальний вигляд, а решта місяців перестає брехати.
Запис за прилавком
Продаж, повернення, дрібна закупівля: десять секунд з телефона між покупцями. Облік виживає саме тому, що не вимагає окремого вечора.
Що змінилося в Павла
Касових розривів більше не було. Не тому що грошей стало більше, а тому що тиждень уперед став видимим. Двічі Павло посував закупівлю на три дні й спокійно проходив важкий тиждень.
З’ясувалася й неприємна правда: запчастини приносили помітно менше, ніж ремонт, хоча забирали майже всі обігові гроші. Він скоротив асортимент дрібноти, вивільнені гроші пустив на інструмент і став брати більше ремонтів.
До зими підготувався вперше свідомо. Влітку було видно, у що обходиться місяць простою, і до грудня потрібна сума просто лежала в окремому потоці. Січень минув без нервів, і це, за його словами, головне придбання року.
- Тиждень уперед видно щоранку
- Відстрочки не сходяться раптово
- Особисті гроші відокремлені від обороту
- Зима перестала бути сюрпризом
Часті питання
Це заміна бухгалтерії?
Ні. Finance Flow 365 рахує рух грошей: що прийшло, що піде і коли. Звітність у податкову, первинка й розрахунок зарплати лишаються там, де вони у вас зараз. Тут ви бачите картину, а не подаєте декларацію.
А складський облік, залишки, артикули?
Їх немає. Кількості товару сервіс не рахує і підміняти товарооблікову програму не намагається. Він про гроші: скільки пішло постачальнику, скільки повернулося з продажів, що належить заплатити.
Як обліковувати повернення?
Повернення це звичайний запис у зворотний бік усередині того самого потоку. Напрямок видно в кожному рядку, тому виторг і повернення не змішуються в одну цифру.
Каса і банк підключаються автоматично?
Ні, банківських інтеграцій та імпорту виписок тут немає: записи вносите ви. Це займає близько десяти секунд і має побічний плюс — цифри лишаються в голові, а не проходять повз неї.