Продавець вносить свої операції сам
Запрошення за посиланням, доступ лише до проєкту магазину. Особисті проєкти власника при цьому лишаються особистими. Вечірня реконструкція дня по папірцях просто зникає.
Приклад: зростання
Відкрити другу, не втративши контроль над першою
Поки магазин один і ви в ньому щодня, ексель ще тримається. Щойно з’являється змінний продавець, а в планах друга точка, з’ясовується, що таблиця знає тільки те, що ви згадали ввечері. Другий магазин на такій основі відкривати страшно.
Почати безкоштовноДе ламається облік на одну людину
Власник невеликого магазину робить усе: обирає товар, домовляється з постачальниками, стоїть за прилавком, рахує гроші й здає звітність. Облік у цьому списку завжди останній, бо він єдиний, який можна відкласти на вечір. І його відкладають.
Потім з’являється змінний продавець, і частина життя магазину починає відбуватися без вас. Хтось прийняв поставку, хтось оформив повернення, хтось узяв із каси на термінову закупівлю й лишив записку. Увечері ви сідаєте і відновлюєте день по уривках: чек, повідомлення, папірець, пам’ять.
Ексель цього не переживає. Він відкривається тільки на вашому ноутбуці й тільки ввечері, продавець у нього не пише, і розбіжність спливає за тиждень, коли згадати обставини вже неможливо. Питання «звідки взялася ця тисяча» зависає без відповіді, і обидва почуваються ніяково.
А головне рішення року стоїть на цих самих цифрах. Друга точка це оренда, ремонт, перша закупівля і кілька місяців без виторгу. Чи потягне перший магазин таку вагу, видно лише з його справжніх цифр. З таблиці, зібраної з пам’яті, цього не видно.
Історія Ірини
Ірині 41, у неї зоомагазин у житловому районі. Чотири роки вона вела його сама, а останній рік працює з Катею: та бере дві-три зміни на тиждень, щоб Ірина могла їздити до постачальників і просто іноді відпочивати.
Finance Flow 365 Ірина знала давно, але з іншої причини: два роки вела в ньому особисті гроші й сімейний бюджет. Саме там вона звикла, що питання «що спишеться цього тижня» має відповідь в одну цифру. На магазин переносити не поспішала: здавалося, для роботи потрібне щось серйозне, з накладними.
Перелом настав на зміні Каті. Прийшла поставка, Катя прийняла і розрахувалася з каси, все правильно. Ірина того дня була в іншому місті, увечері не записала, а за тиждень не зійшлася каса. Розбиралися вдвох сорок хвилин, знайшли, обидві вибачилися одна перед одною. Осад лишився рівно тому, що винних не було.
Наступного дня Ірина завела проєкт «Магазин» і запросила Катю за посиланням. Домовилися просто: кожна записує те, що зробила сама, у момент, коли зробила. Поставка, повернення, розмін, закупівля витратників — десять секунд з телефона.
За місяць з’явилося те, заради чого все затівалося: чесні цифри першого магазину. Ірина побачила, скільки він приносить насправді, скільки коштує його місяць простою і яка частина виторгу тримається на кормах, а яка на дрібницях біля каси. З цими цифрами вона сіла рахувати другу точку.
Історія збірна, деталі змінено.
Що тут робить Finance Flow 365
У кожного запису є автор і час
Видно, хто прийняв поставку і хто оформив повернення. Це знімає не питання довіри, а питання пам’яті: сперечатися ні про що, бо є куди подивитися.
Друга точка окремим проєктом
Нову точку заводять своїм проєктом, щоб її запуск не змішувався з грошима першої. Зведена аналітика показує обидві разом: одна заробляє, друга поки витрачає, і обидві видно чесно.
Тиждень уперед і відстрочки постачальникам
Зріз «до сплати за 7 днів» і графік відстрочок. У місяці запуску другої точки це головний інструмент: видно, де платежі сходяться, до того як вони зійдуться.
Що змінилося в Ірини
Розбіжності по касі припинилися, і разом з ними припинилися ніякові розмови. Катя, до речі, сприйняла це спокійніше, ніж очікувала Ірина: їй самій було неприємно, коли її дії неможливо підтвердити.
Вечірня година на відновлення дня повернулася Ірині цілком. Вона чесно каже, що це і є головний результат: не звітність, а вільний вечір.
Другу точку вона відкрила на чотири місяці пізніше, ніж збиралася. Цифри першого магазину показали, що подушки на запуск бракує, і це виявилося порятунком: у початковому плані другий магазин стартував би в найнижчий сезон. Відкрилися навесні й вийшли в плюс на третій місяць.
- Розбіжності по касі припинилися
- Вечір більше не йде на відновлення дня
- Рішення про другу точку ухвалене за цифрами
- Запуск зсунуто в удалий сезон
Часті питання
Що саме побачить продавець?
Тільки проєкт магазину, куди ви його запросили. Ваші особисті проєкти й будь-які інші йому не видно: права видаються на рівні проєкту, і зняти доступ так само просто, як видати.
Чи доведеться переносити історію з екселя?
Ні, і ми не радимо починати з цього. Заведіть регулярне (оренда, комуналка, підписки, постачальники з відстрочками) і записуйте поточне. За місяць у вас буде жива картина, а стара таблиця лишиться архівом.
Чи допоможе це порахувати другу точку?
Прямого калькулятора запуску тут немає. Але ви побачите справжні цифри першого магазину: ціну його місяця, сезонність, відстрочки і залишок вільних грошей. Зазвичай саме цього й бракує, щоб рішення перестало бути інтуїтивним.
Це замінить товарооблікову програму?
Ні. Залишків, артикулів і накладних тут немає, і каса не підключається. Сервіс відповідає за гроші: що прийшло, що пішло, що належить і по якій точці.